Die Deutsche Bahn zeigt, wie HR-Automatisierung in der Praxis funktioniert – und warum gerade jetzt der richtige Moment für Unternehmen ist, Prozesse neu zu denken und zu verschlanken.
HR-Abteilungen stehen unter Druck: Der Fachkräftemangel spitzt sich zu, die Erwartungen an Bewerbungsprozesse steigen – gleichzeitig binden repetitive, administrative Aufgaben wertvolle Zeit. Genau hier setzt das Projekt „RPA in der Personalgewinnung“ bei der Deutschen Bahn an.
Was – wie in vielen Unternehmen – mit Excel-Listen, Systemhopping und manuellen Bestellungen begann, wurde Schritt für Schritt zu einem strukturierten Automatisierungsvorhaben mit messbarem Impact. Heute ist das Projekt „RPA* in der Personalgewinnung“ bei der Deutschen Bahn ein Vorbild für alle, die zeitgemäße technologische Möglichkeiten im HR einsetzen möchten.
(*RPA = Robotic Process Automation)
Im Gespräch mit Robert Brunner und Desireé Jörke – den beiden Projektverantwortlichen unseres Queb Mitglieds Deutsche Bahn – zeigt sich: Es geht nicht nur um Effizienz. Es geht darum, Raum zu schaffen für das, was wirklich zählt – die Menschen im Unternehmen.
Unternehmen, die sich jetzt mit Automatisierung und künstlicher Intelligenz befassen und ihre Prozesse gezielt entschlacken, schaffen genau die Freiräume, die morgen im Wettbewerb um Talente und Fachkräfte den Unterschied machen.
Die Deutsche Bahn war mit dem Projekt „Talent Gateway“ für die Queb HR Innovation Awards 2025 als eins von drei Unternehmen in der Kategorie „Unternehmen“ nominiert.
Weitere Beiträge zu Shortlistern und Gewinnern der Queb HR Innovation Awards 2025 liest du hier im Queb Blog.
Wir wünschen dir jetzt viel Spaß und Inspiration beim Interview mit der Deutschen Bahn!
Hallo Desiree, hallo Robert, vielen Dank für eure Zeit! Stellt euch und eure Rollen im Projekt „RPA in der Personalgewinnung“ doch bitte zu Beginn einmal kurz vor.
Robert: Sehr gerne. Ich bin Robert und arbeite im Bereich HR-Digitale Innovationen. In unserem Projekt „RPA in der Personalgewinnung“ habe ich die fachliche Leitung übernommen – von der Bedarfsanalyse bis hin zur Implementierung der Automatisierungslösungen.
Desiree: Und ich bin Desiree, Data Analystin und RPA Developer. Meine Aufgabe ist es, die fachlichen Anforderungen in technische Lösungen zu übersetzen. Gerade die Rolle als Schnittstelle zwischen HR und IT war in diesem Projekt entscheidend.
Ihr beschreibt in eurer Bewerbung für die Queb HR Innovation Awards 2025 die Ausgangslage mit vielen regelbasierten und repetitiven Aufgaben. Könnt ihr ein ganz konkretes „Vorher“-Beispiel nennen? Welcher Prozess war so aufwendig oder fehleranfällig, dass der Gedanke aufkam: „Das muss doch anders gehen!“?
Desiree: Ein besonders typisches Beispiel ist die Bestellung von Hardware und Zugängen für neue und wiederkehrende Kolleg:innen. Vorher bedeutete das: Excel-Listen mit persönlichen Daten mussten gepflegt und regelmäßig aktualisiert werden, verschiedene Bestellsysteme mussten separat bedient werden (für Hardware, Software, VPN, E-Mail, M365 sowie zahlreiche weitere Fachanwendungen), und am Ende war es die Aufgabe einzelner Mitarbeitender, mehrfach nachzukontrollieren, ob wirklich alles vollständig bestellt worden ist. Für die administrativ Zuständigen war das ein hochgradig repetitiver, kleinteiliger und fehleranfälliger Prozess, der viel Zeit band – Zeit, die an anderer Stelle für die persönliche Begleitung neuer Teammitglieder fehlte. Heute übernimmt ein Bot diese Aufgabe zuverlässig und ohne Nachfassen.
Ihr habt durch eine interne Umfrage über 50 potenzielle Automatisierungsprozesse mit einem Einsparpotenzial von über 3.000 Personentagen identifiziert. Das ist eine gewaltige Zahl. Robert, wie habt ihr bei dieser Fülle den Überblick behalten und entschieden, womit ihr anfangt? Was waren eure Priorisierungskriterien?
Robert: Wir haben ein Scoring-Modell genutzt. Kriterien waren etwa Kosten, Zeitgewinn, Komplexität, Fehleranfälligkeit und Einzahlung auf die Unternehmensziele. Damit konnten wir Potenziale vergleichen und priorisieren. Wir sind bewusst pragmatisch gestartet: Kleine, sichtbare Quick-Wins statt Großbaustellen.
Desiree, eure Wahl fiel gezielt auf Robotic Process Automation (RPA) und nicht direkt auf eine komplexe KI. Was macht RPA für euch zum idealen Werkzeug für diesen ersten, fundamentalen Schritt?
Desireé: RPA eignet sich perfekt für standardisierte Prozesse mit klaren Regeln. Es lässt sich schnell implementieren, erfordert keine tiefgreifenden Systemänderungen und liefert direkt spürbare Ergebnisse. Für uns ist RPA ein dauerhaft sinnvolles Werkzeug – insbesondere für Aufgaben, die auch in Zukunft regelbasiert bleiben. Für hochkomplexe, datengetriebene Fragestellungen wird KI interessant. Aber: Es wird immer Prozesse geben, die wie gemacht sind für RPA.
Eure Strategie ist es ja, Prozesse nicht nur zu automatisieren, sondern sie dabei auch zu optimieren. Gab es einen Fall, bei dem ihr gemerkt habt, dass man dem Roboter einen Prozess aufgrund der Komplexität nicht beibringen kann? Und den ihr dann vollständig neu gedacht habt?
Desireé: Ja, absolut. Manche Abläufe sind historisch gewachsen und zu komplex, um sie direkt zu automatisieren. Hier gilt: Erst vereinfachen und standardisieren, dann automatisieren. RPA wirkt hier wie ein Spiegel – es zeigt sofort, wo Unklarheiten liegen und zwingt zur Klarheit.
Euer Projektteam ist bewusst multidisziplinär aufgestellt.
Welche verschiedenen Kompetenzen – von IT über Prozessmanagement bis zum Recruiting – waren für euch beide im Rückblick die absolut entscheidenden für den Erfolg?
Desireé: Recruiting-Expertise, um die Fachlichkeit zu verstehen, IT-Know-how für die technische Umsetzung – und Prozessdenken, um beides zu verbinden.
Robert: Und nicht zu vergessen: Change-Kompetenz. Denn Technologie ist das eine – Menschen mitzunehmen, ist das andere. Diese Kombination war der Schlüssel.
Ein entscheidender Punkt bei jeder Automatisierung ist die menschliche Seite. Wenn Mitarbeitende hören, dass ein Software-Roboter Aufgaben übernimmt, die sie bisher manuell erledigt haben, kann das schnell Fragen oder sogar Sorgen auslösen.Wie seid ihr mit diesem Change-Management-Aspekt umgegangen, um Akzeptanz oder sogar Begeisterung zu schaffen? Gab es da eine spezielle Strategie?
Robert: Ja, das Thema „Wird der Roboter meinen Job übernehmen?“ stand unausgesprochen im Raum. Unsere Strategie war: Transparenz, Teilhabe und konkrete Entlastungsbeispiele. Wir haben Mitarbeitende von Anfang an eingebunden und gezeigt: Der Bot nimmt keine Jobs weg – sondern lästige Aufgaben.
Wo lagen aus eurer Sicht die bislang größten Hürden? Gab es ein bestimmtes System oder einen festgefahrenen Prozess, der sich besonders hartnäckig gegen die Automatisierung „gewehrt“ hat?
Robert: Technisch gesehen war es die Schnittstellenproblematik – nicht alle Systeme sind automatisierungsfreundlich. Organisatorisch: Die Vielfalt der Prozesse und die Notwendigkeit, über Bereichsgrenzen hinweg zu arbeiten. Aber genau da lag auch die Chance.
Ihr berichtet in eurer Bewerbung von einer beeindruckenden Einsparung von über 1.000 Personentagen pro Jahr durch die inzwischen bereits umgesetzten Bots. Könnt ihr das am Beispiel der „Onboarding-Bestellungen“ oder des „Jobreports“ mal greifbar machen? Was bedeutet diese gewonnene Zeit für ein Recruiting-Team im Alltag ganz konkret?
Desireé: Gerne kann ich dies anhand des Onboarding Prozesses ausführen: Heute übernimmt ein Bot die Bestellung von Hardware, Software und Zugängen zuverlässig und ohne Nachfassen. Die Bestellungen laufen automatisiert über die relevanten Systeme, Zugänge sind fristgerecht eingerichtet und Vollständigkeit ist sichergestellt. Neue Kolleg:innen haben dadurch ab dem ersten Arbeitstag alles parat – vom Notebook bis zu den benötigten Tools.
Für die administrativ Zuständigen bedeutet das: Zeitgewinn im technischen Onboarding. Diese Energie fließt nun in die persönliche Begleitung – etwa beim Einrichten des Arbeitsplatzes, beim Navigieren durch interne Systeme oder beim Beantworten individueller Fragen. So wird aus einem vormals administrativen Ablauf ein echter Willkommensmoment, der den Einstieg erleichtert und die Bindung ans Unternehmen stärkt.
Und wo seht ihr jenseits der reinen Zeitersparnis den größten qualitativen Gewinn durch das Projekt? Ist es die Fehlerreduktion, die bessere Datenqualität für Bewerbende oder vielleicht sogar die Stimmung im Team, weil die monotonen Aufgaben wegfallen?
Robert: Der qualitative Gewinn zeigt sich in unterschiedlichen Bereichen: Beim Onboarding etwa übernehmen heute Bots wie gerade beschrieben die kompletten Bestellungen für Hardware, Software und Zugänge. Dadurch fallen fehleranfällige Routineaufgaben für die Mitarbeitenden weg, und sie können sich stärker der persönlichen Begleitung neuer Kolleg:innen widmen. In anderen Prozessen, wie der Erstellung von Jobreports, der automatisierten Termineintragung oder des automatisierten SMS-Versands werden Recruiter:innen direkt entlastet. Sie gewinnen Zeit für das, was im Kern zählt: die Beratung der Fachbereiche, den Aufbau von Beziehungen und die gezielte Ansprache von Talenten. So wird einerseits der Einstieg für neue Mitarbeitende spürbar erleichtert und andererseits die strategische Rolle des Recruitings gestärkt.
Desireé: Gleichzeitig hat sich auch die Prozessqualität deutlich verbessert – mehr Standards, weniger Medienbrüche, konsistentere Daten und geringere Fehlerquoten. Das macht Abläufe stabiler und transparenter und wirkt sich nicht nur intern positiv aus, sondern auch auf die Candidate Experience: Bewerbende erleben eine reibungslosere, professionellere Betreuung.
Das Ziel war ja, Freiraum für „strategische und wertschöpfende Tätigkeiten“ zu schaffen. Robert, kannst du ein Beispiel geben, wofür eure Recruiter jetzt wirklich mehr Zeit haben? Hat sich das Jobprofil dadurch schon spürbar verändert?
Robert: Unsere Recruiter:innen verbringen weniger Zeit mit Kontroll- und Excel-Aufgaben und können sich stattdessen stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Dazu gehört zum Beispiel das Flächenrecruiting, also die gezielte Ansprache von Talenten in Regionen, in denen Fachkräfte besonders schwer zu finden sind. Ein weiteres Beispiel ist die aktive Präsenz in Communities, um frühzeitig mit potenziellen Kandidat:innen in Kontakt zu treten und Netzwerke aufzubauen. Genau solche Aufgaben sind entscheidend, wenn es darum geht, die richtigen Menschen für uns zu gewinnen und langfristig zu binden.
Blickt man in die Zukunft, sprecht ihr von KI und Machine Learning. Desiree, siehst du RPA als eine Art notwendiges „Trainingslager“? Also als eine Basis, um Prozesse zu standardisieren und die Organisation kulturell wie technisch fit für die nächste, komplexere Stufe der Automatisierung zu machen?
Desireé: Absolut. RPA ist wie ein Trainingslager. Es macht Prozesse sichtbar, standardisierbar – und die Organisation lernt, was Automatisierung bedeutet. Erst wenn das verstanden ist, kann man über KI und Machine Learning nachdenken.
Wenn ein anderes großes Unternehmen morgen mit RPA im HR-Bereich starten möchte: Was wäre euer wichtigster praktischer Tipp, den man in keinem Lehrbuch findet?
Desireé: Klein anfangen, groß denken. Quick Wins schaffen, Erfolge feiern – aber das große Ziel nicht aus den Augen verlieren. Und dabei nie vergessen: Automatisierung ersetzt keine Prozessqualität. Nur klar definierte, funktionierende Prozesse lassen sich erfolgreich digitalisieren.
Robert: Genau. RPA ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Kulturprojekt. Wer nur technisch denkt, wird scheitern. Und wer schlechte Prozesse digitalisieren will, scheitert ebenfalls. Deshalb gilt: Erst Prozesse sauber aufsetzen, dann automatisieren.
Dieses Interview führte:
Dominik Bernauer ist Berater, Autor, Blogger und Ghostwriter.
Sein Themenspektrum erstreckt sich über diverse Bereiche wie, Employer Branding, HR, New Work, Digitalisierung, Medien, Marketing und Technologie.
Dominik unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, sich in diesen komplexen Feldern zurechtzufinden und ihre Ziele zu erreichen.
