KI verändert Recruiting und Talent Acquisition grundlegend. Schon heute kommen Tools zum Einsatz, die Bewerbungen vorsortieren, Profile prüfen oder Texte für Stellenanzeigen und die Kommunikation mit Kandidat:innen generieren. Gleichzeitig wächst die Verantwortung, diese Lösungen rechtssicher, fair und nachvollziehbar einzusetzen. Genau hier setzt das Whitepaper „KI-VO für Talent Acquisition“ des Queb Bundesverbandes an.
Warum die EU-KI-Verordnung für dein Recruiting wichtig ist
Die EU-KI-Verordnung (EU AI Act) schafft einen verbindlichen Rahmen für KI-Systeme, die im Beschäftigungskontext eingesetzt werden – und damit auch im Recruiting. Sie regelt, wie KI-Systeme nach Risiken eingestuft werden, welche Anforderungen daraus entstehen und welche Nachweise erforderlich sein können. Das Whitepaper übersetzt diese Vorgaben in ein praxisorientiertes Playbook für Talent Acquisition. Es unterstützt dich dabei, Anforderungen zu verstehen, Risiken strukturiert zu prüfen und eine rechtskonforme Umsetzung vorzubereiten.
Wie du KI-Use-Cases im Recruiting und Talent Acquisition nach EU-KI-Verordnung einordnest
Im einführenden Teil unterstützt dich das Whitepaper dabei, KI-Use-Cases im Recruiting strukturiert einzuordnen. Dazu gehören beispielsweise Matching und Scoring, die automatisierte Kommunikation mit Kandidat:innen oder der Einsatz generativer KI für Texte.
Nicht jede KI-Anwendung in Talent Acquisition ist automatisch ein Hochrisikosystem. Viele Systeme, die Bewerbungen filtern, Kandidat:innen bewerten oder Auswahlentscheidungen wesentlich beeinflussen, können jedoch in den Hochrisikobereich fallen. Entscheidend sind der konkrete Verwendungszweck, die Funktion des Systems und sein Einfluss auf die Entscheidung.
Das Whitepaper zeigt außerdem, wie die EU-KI-Verordnung, Datenschutz, Antidiskriminierungsrecht und Mitbestimmung zusammenspielen. So wird deutlich, an welchen Stellen Datenschutz, Rechtsabteilung, IT oder Betriebsrat eingebunden werden sollten und wie ein tragfähiger Governance-Prozess aufgebaut werden kann.
So helfen dir die Ampel-Logik und Stop-Go-Check bei KI im Recruiting
Ein zentrales Werkzeug des Whitepapers ist die Ampel-Logik. Sie hilft dir, KI-Use-Cases nach ihrem Risiko zu sortieren und passende Mindeststandards und Kontrollen festzulegen. Grün steht für Vorhaben mit vergleichsweise geringem Risiko, Gelb für Use Cases, die eine genauere Prüfung erfordern, und Rot für Szenarien, bei denen besonders hohe Anforderungen gelten oder ein Stopp sinnvoll sein kann.
Darauf baut der Stop-Go-Check auf. Mit fünf Fragen prüfst du, ob ein KI-Use-Case bereits umgesetzt werden kann, welche Punkte noch geklärt werden müssen oder ob das Vorhaben vorerst gestoppt werden sollte. So lassen sich Entscheidungen gegenüber Management, Datenschutz und Mitbestimmung strukturiert vorbereiten und nachvollziehbar dokumentieren.
Welche Rollen in deinem Unternehmen für KI im Recruiting wichtig sind
KI-Governance im Recruiting entsteht nur im Zusammenspiel mehrerer Rollen in deinem Unternehmen. Das Whitepaper beschreibt, welche Rollen in deinem Unternehmen für KI im Talent Acquisition wichtig sind und wie Verantwortung sinnvoll verteilt werden kann. Dazu gehören du und dein TA-Team, HR, IT, Datenschutz, Informationssicherheit, Mitbestimmung und – je nach Organisation – spezielle KI-Governance-Rollen oder Gremien. Besonders wichtig sind dabei Nachweise. Das Whitepaper zeigt dir, welche Informationen du von Anbietern deiner KI-Lösungen mindestens einholen solltest und wie du interne Dokumentation aufbaust. Etwa zu Themen wie Trainingsdaten, Leistungsgrenzen, Fairness-Checks, Monitoring und Eingriffsmöglichkeiten. So kannst du später belegen, dass du deine Sorgfaltspflichten ernst nimmst und Risiken aktiv managst.
Wie du das KI-Toolkit zur EU-KI-Verordnung in deinem Recruiting einsetzt
Zum Whitepaper gehört ein umfangreiches Toolkit mit Arbeitsmaterialien, die du unmittelbar einsetzen kannst. Dazu gehören unter anderem eine Vorlage für ein KI-Inventar, Use-Case-Onepager, Risk-Intake-Formulare, Decision Packs und Unterlagen für Mindestnachweise von Anbietern.
Mit den Vorlagen kannst du KI-Use-Cases einheitlich beschreiben, Risiken erfassen, Entscheidungen dokumentieren und schrittweise ein KI-Register aufbauen. Ergänzend enthält das Toolkit Hinweise zu Datenklassen für generative KI, Unterlagen für die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat sowie Ansätze für Monitoring und regelmäßige Reviews. Damit wirst du schnell arbeitsfähig, ohne alle Dokumente selbst entwickeln zu müssen.
Wie du KI-Governance im Recruiting-Alltag verankerst
Wenn du schon einen konkreten Use Case hast, findest du einen anderen Einstieg als jemand, der zuerst Governance Strukturen aufbauen oder interne Stakeholder überzeugen muss. Ein komprimierter 30-Tage-Plan hilft dir, die ersten Schritte zu planen und in deinem Unternehmen umzusetzen.Gerade wenn du nicht weißt, wo du anfangen sollst, geben dir diese Einstiegspfade und der 30-Tage-Plan eine klare Route. Du musst nicht den perfekten Plan haben, sondern kannst in kleinen, nachvollziehbaren Schritten loslegen und KI-Governance im Recruiting Schritt für Schritt aufbauen.
Wie Praxisbeispiele dir zeigen, wie andere die EU-KI-Verordnung im Recruiting umsetzen
Damit die Inhalte nicht theoretisch bleiben, enthält das Whitepaper Praxisbeispiele aus Queb-Mitgliedsunternehmen. Sie zeigen, wie Organisationen KI in Talent Acquisition einsetzen, welchen Hürden sie begegnen und welche Lösungsansätze sie entwickelt haben. Die Case Library ist als wachsendes Format angelegt und kann künftig um weitere Erfahrungen ergänzt werden.
Im Toolkit findest du unter anderem einen konkreten Use Case von Coca-Cola Europacific Partners. Er zeigt, wie ein international tätiges Unternehmen Anforderungen der EU-KI-Verordnung in einem realen Recruiting-Szenario berücksichtigt und welche Bausteine auf dem Weg von der Idee zur Entscheidung helfen.
Wer das Whitepaper zur EU-KI-Verordnung in der Talent Acquisition geschrieben hat
Das Queb-Whitepaper ist in einer interdisziplinären Arbeitsgruppe mit zwölf Autor:innen aus dem Umfeld des Queb Bundesverbandes entstanden. Ihre Erfahrungen aus Talent Acquisition, HR-Praxis, KI-Governance, Datenschutz und Mitbestimmung machen das Whitepaper zu einem Gemeinschaftswerk aus der Praxis für die Praxis. Queb bedankt sich herzlich bei allen Mitwirkenden.
- Anna Ehret (BMW Group)
- Bernd Schmitz (Queb Bundesverband e. V., Ehrenbeirat)
- Helge Kroll (Statkraft AS)
- Jan Schüttler (TÜV Rheinland)
- Louisa Bock (Bayer AG)
- Marius Gelhausen (Lidl International)
- Nick Fleischer (Infineon Technologies AG)
- Nico Wellhöfer (BASF Services Europe GmbH)
- Philipp Schuh (BIOTRONIK AG Schweiz)
- Sandra Anna Schmitz (Coca-Cola Europacific Partners)
- Stefanie Wild (Evonik Industries AG)
- Wolfgang Brickwedde (Institute for Competitive Recruiting, ICR)
KI im Recruiting: Jetzt starten!
Wenn du KI in Talent Acquisition bewusst gestaltest, kannst du Geschwindigkeit und Qualität im Recruiting verbinden und gleichzeitig Sicherheit für Kandidat:innen, Hiring Manager und dein Unternehmen schaffen.
Das Whitepaper „KI-VO für Talent Acquisition“ hilft dir dabei, Chancen und Pflichten zusammenzubringen und KI strukturiert in die Praxis zu integrieren. Lade das Whitepaper herunter, wähle den Einstiegspfad, der zu deiner Situation passt, und nutze das Toolkit für die nächsten Schritte. So wird KI im Recruiting von einer offenen Frage zu einem verantwortungsvoll gestaltbaren Bestandteil deiner Talent Acquisition.
Das Whitepaper bietet praktische Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Über diesen Blogbeitrag
Dominik Bernauer begleitet Unternehmen in HR, Employer Branding und Recruiting als Berater und Content Creator. Er hat diesen Beitrag für den Queb Blog verfasst, um das Whitepaper „KI-VO für Talent Acquisition“ für Praktikerinnen und Praktiker im Recruiting einzuordnen.
